Stripe-maksujen käyttöönotto
Stripe tarvitaan, jos majoitusyritys haluaa ottaa maksun vastaan Nordkeysin suoravaraussivulla tai räätälöidyllä varauslinkillä. Nordkeys ei vastaanota asiakkaiden rahoja, vaan maksut menevät majoitusyrityksen omalle Stripe-tilille.
1. Ennen kuin aloitat
- Asiakkaalla pitää olla oma Stripe-tili. Tilin voi luoda osoitteessa stripe.com.
- Stripe-tilillä pitää olla yrityksen tiedot, pankkitili, yhteyshenkilö, toimiala ja tarvittavat vahvistukset tehtynä.
- Jos Stripe pyytää lisätietoja, kuten yritystietoja, henkilöllisyyden vahvistusta tai pankkitilin vahvistusta, asiakkaan pitää tehdä nämä itse Stripessä.
- Nordkeys tarvitsee vain Stripe-avaimet tekniseen yhdistämiseen. Nordkeys ei hallitse asiakkaan Stripe-tiliä, tilityksiä, palautuksia tai maksuriitoja.
2. Mistä Stripe API-avaimet löytyvät?
- Kirjaudu Stripeen asiakkaan omalla tilillä osoitteessa dashboard.stripe.com.
- Avaa Stripe-valikosta Developers.
- Avaa kohta API keys.
- Kopioi Publishable key. Tämä alkaa yleensä muodolla pk_test_ tai pk_live_.
- Klikkaa Reveal live key tai vastaavaa kohtaa nähdäksesi Secret key. Tämä alkaa yleensä muodolla sk_test_ tai sk_live_.
- Liitä avaimet Nordkeysissä kohtaan Stripe.
Älä koskaan lähetä Secret key -avainta tavallisena viestinä ulkopuolisille. Secret key on maksutilin salainen avain. Se pitää lisätä vain Nordkeysin Stripe-asetuksiin suojatussa hallintapaneelissa.
3. Live-avaimet julkaisua varten
Kun suoravaraukset julkaistaan oikeille asiakkaille, asiakkaan tulee käyttää Stripe-tilin live-avaimia. Nordkeys-tuki voi ohjata, mistä avaimet löytyvät, mutta asiakkaan tulee itse kirjautua omaan Stripe-tiliinsä ja varmistaa, että Stripe-tili on hyväksytty maksujen vastaanottamiseen.
4. Stripe Checkout ja suora varaus
Nordkeys voi ohjata varaajan Stripe Checkout -maksusivulle. Varaaja maksaa Stripen sivulla, minkä jälkeen hän palaa Nordkeysin vahvistussivulle. Stripe Checkout on Stripen oma maksusivu, joka käsittelee maksukorttitiedot asiakkaan puolesta.
5. Tarkista käyttöönotto
Tarkista avaimet Publishable key ja Secret key ovat asiakkaan omalta Stripe-tililtä ja tarkoitettu live-käyttöön ennen julkaisua.
Tarkista valuutta Nordkeysin yritysasetuksissa valuutta on oikein, esimerkiksi EUR.
Tee testihaku Avaa suoravaraussivu, valitse päivät ja siirry maksusivulle.
Tarkista Stripe Maksu näkyy Stripe-hallintapaneeliissa kohdassa Payments.
Tarkista Nordkeys Varaus näkyy kalenterissa, varauslistassa ja mahdollisessa myyntiraportissa.
Tarkista sähköpostit Varaaja ja majoitusyritys saavat oikeat varausvahvistukset.
6. Yleisimmät ongelmat
- Maksusivu ei avaudu: Stripe-avaimet voivat olla väärät, live-avaimet voivat puuttua tai Stripe-tili ei ole täysin vahvistettu.
- Maksu onnistuu mutta varausta ei näy: tarkista Nordkeysin varausloki, maksun viite ja onko saatavuus muuttunut maksun aikana.
- Stripe pyytää yritystietoja: asiakkaan pitää päivittää nämä itse Stripe-tilillä.
- Palautus pitää tehdä: asiakas tekee palautuksen Stripe-hallintapaneeliissa. Nordkeys ei tee palautuksia asiakkaan puolesta.
Stripe-tili, maksut, tilitykset, palautukset, chargebackit ja yrityksen Stripe-vahvistukset ovat aina asiakkaan vastuulla.
Suorien varausten käyttöönotto
Suoravaraukset tarkoittavat, että asiakas voi varata majoituksen majoitusyrityksen omalta Nordkeys-varaussivulta. Tämä sopii omille verkkosivuille, sähköpostitarjouksiin ja kampanjoihin.
1. Pakolliset perustiedot
- Yrityksen nimi, Y-tunnus, osoite, maa, sähköposti ja puhelinnumero.
- Logo ja mahdollinen pääkuva, jotka näkyvät varaussivulla ja sähköposteissa.
- Valuutta, aikavyöhyke, check-in-aika ja maksusivu-aika.
- ALV- ja kuittitiedot, jos kuitteja tai verotietoja näytetään varaajalle.
2. Majoitustyyppien asetukset
- Avaa Majoitustyypit.
- Tarkista majoitustyypin nimi, yksiköiden määrä, kapasiteetti ja kuvat.
- Lisää kuvaus selkeästi ja varmista, että se vastaa todellista kohdetta.
- Tarkista, montako henkilöä majoitustyyppiin voi varata.
- Tallenna ja tarkista julkiselta varaussivulta, että tiedot näkyvät oikein.
3. Hinnat ja saatavuus
- Aseta suoravaraushinta kohdassa Hinnoittelu.
- Jos suoravaraushinta on eri kuin OTA-hinta, tarkista alennus ja lisävierashinnat.
- Sulje päivät, joita ei saa myydä suoraan.
- Tee testihaku useilla päivämäärillä ja henkilömäärillä.
4. Maksut
Jos haluat ottaa maksun heti varauksen yhteydessä, Stripe pitää olla yhdistetty. Jos Stripe ei ole käytössä, suoravarausprosessia ei pidä julkaista maksullisena ilman erillistä toimintamallia.
5. Julkaisun tarkistuslista
Testaa varaussivu Hae vapaita päiviä ja tarkista, että oikeat kohteet näkyvät.
Testaa maksusivu Täytä varaajan tiedot ja varmista, että maksu tai varausprosessi toimii.
Tarkista kalenteri Varaus tulee oikeille päiville ja oikeaan majoitustyyppiin.
Tarkista sähköpostit Varaaja ja yritys saavat oikeat vahvistukset.
Tarkista ehdot Peruutusehdot, maksuehdot, talon säännöt ja tietosuojateksti ovat asiakkaan vastuulla.
Asiakas vastaa omista varaajaehdoista, peruutusehdoista, verotiedoista, hinnoista, kuvista, kuvauksista ja asiakasviestinnästä.
Räätälöityjen varauslinkkien luominen
Räätälöity varauslinkki sopii tilanteeseen, jossa myynti haluaa lähettää tietylle asiakkaalle valmiin tarjouksen tietyille päiville ja hinnalle.
Milloin varauslinkkiä kannattaa käyttää?
- Asiakas pyytää tarjousta sähköpostilla tai puhelimitse.
- Haluat antaa erikoishinnan tietylle asiakkaalle.
- Haluat lukita päivämäärät, henkilömäärän ja hinnan valmiiksi.
- Haluat vähentää manuaalista tietojen syöttöä maksusivuissa.
Varauslinkin luonti
- Avaa Suorat varaukset → Luo varauslinkki.
- Valitse majoitustyyppi ja päivämäärät.
- Lisää henkilömäärä ja lopullinen hinta.
- Tarkista, että päivät eivät ole menneisyydessä ja saatavuus on oikea.
- Tallenna linkki ja kopioi se asiakkaalle.
Hyvä käytäntö
- Älä pidä vanhoja tarjouslinkkejä avoinna turhaan.
- Poista linkki, jos tarjous vanhenee tai päivämäärät eivät ole enää saatavilla.
- Jos asiakas maksaa linkin kautta, tarkista että varaus näkyy kalenterissa.
Räätälöity linkki helpottaa myyntiä, mutta asiakkaan tulee silti seurata saatavuutta, kalenteria ja maksuja.
Myyntikanavien hallinta
Myyntikanavien aktivointi tehdään Nordkeys-tuen kanssa. Asiakkaan ei tarvitse tehdä teknistä käyttöönottoa itse.
Myyntikanavan aktivointi
- Ota yhteyttä Nordkeys-tukeen.
- Kerro, mikä myyntikanava halutaan aktivoida, esimerkiksi Booking.com, Airbnb, Expedia, Hotels.com tai Trip.com.
- Kerro, mikä majoitustyyppi tai mitkä majoitustyypit halutaan synkronoida myyntikanavaan.
- Nordkeys-tuki tarkistaa tarvittavat tiedot ja aktivoi yhteyden kanssasi.
- Kun yhteys on aktivoitu, tarkista yhdessä Nordkeys-tuen kanssa, että saatavuus, hinnat ja varaukset näkyvät oikein.
Mitä asiakkaan pitää valmistella?
- Majoitustyypin nimi Nordkeysissä.
- Myyntikanava, johon majoitustyyppi halutaan yhdistää.
- Mahdolliset kanavan tunnukset tai tiedot, jos Nordkeys-tuki pyytää niitä.
- Varmistus siitä, että majoitustyypin hinnat, kapasiteetti ja tiedot ovat oikein ennen synkronointia.
Myyntikanavien yhdistäminen tehdään Nordkeys-tuen kanssa manuaalisesti. Asiakkaan vastuulla on kuitenkin tarkistaa, että majoitustyypit, hinnat, saatavuus ja kanavatiedot ovat oikein aktivoinnin jälkeen.
Kalenteri ja varaukset
Kalenteri on päivittäinen näkymä varauksiin, saapuviin asiakkaisiin, lähteviin asiakkaisiin, suljettuihin päiviin ja siivouksiin.
Kalenterin käyttö
- Varauskuplat näyttävät varauksen lähteen, esimerkiksi Suora varaus, Manuaalinen tai OTA.
- Klikkaa varausta nähdäksesi varauksen tarkemmat tiedot.
- Tarkista saapuvat ja lähtevät asiakkaat päivittäin Yleiskatsaus-sivulta.
- Jos varaus on sijoittamaton, se pitää selvittää ja sijoittaa turvallisesti.
Manuaalinen varaus
- Avaa Varaukset tai kalenterin lisää varaus -toiminto.
- Valitse majoitustyyppi, päivät ja asiakastiedot.
- Lisää hinta ja lähde, esimerkiksi Manuaalinen.
- Tallenna ja tarkista, että varaus näkyy kalenterissa oikein.
Muokkaus ja peruutus
- Muokkaukset tulee tehdä huolellisesti, koska ne voivat vaikuttaa siivoukseen, saatavuuteen ja raportteihin.
- Peruutukset tulee tarkistaa myös maksupalvelusta tai OTA-kanavasta.
Kalenteri on hallinnan apuväline. Asiakkaan tulee tarkistaa myös myyntikanavat, sähköpostit ja maksut.
Siivouksen hallinta
Siivous-osiossa voi seurata siivoustehtäviä, siivoojien käyttäjätilejä, tehtävien tilaa ja siivousraportteja. Nordkeys luo siivoustehtäviä automaattisesti varausten checkout-päivien perusteella.
Automaattiset siivoustehtävät
- Kun varauksella on checkout-päivä, Nordkeys voi luoda siivoustehtävän automaattisesti kyseiselle päivälle.
- Tehtävä näkyy Siivous-osiossa ja siivoojan omassa näkymässä, jos siivoojatunnus on käytössä.
- Siivoustehtävä auttaa seuraamaan, mitkä majoitukset pitää siivota ennen seuraavaa saapumista.
- Tarkista oletus check-in- ja checkout-ajat asetuksista, jotta tehtävät muodostuvat oikeille päiville.
Oman siivous- tai huoltotehtävän luominen
- Avaa Siivous → Siivoustehtävät.
- Luo uusi oma tehtävä, jos haluat lisätä erillisen siivous-, tarkistus- tai huoltotehtävän.
- Valitse päivämäärä, majoitustyyppi tai kohde ja kirjoita tehtävän kuvaus.
- Tallenna tehtävä ja seuraa sen tilaa hallintapaneelista.
Siivoojatunnukset
- Avaa Siivous → Siivoojatunnukset.
- Luo siivoojalle oma käyttäjätunnus ja salasana.
- Anna siivoojalle vain housekeeping-linkki, ei pääkäyttäjän tunnuksia.
- Siivooja voi merkitä tehtävän valmiiksi omasta näkymästään.
Asiakas vastaa siivouksen toteutuksesta, avaimista, laadusta, aikatauluista ja siivoojien ohjeistuksesta. Nordkeys auttaa tehtävien seurannassa.
Hinnoittelu ja raportit
Hinnoittelu vaikuttaa suoriin varauksiin ja mahdollisesti myyntikanaviin. Raportit auttavat seuraamaan myyntiä, mutta eivät korvaa kirjanpitoa.
Hinnoittelu
- Avaa Hinnoittelu ja valitse majoitustyyppi.
- Tarkista päivittäiset hinnat, sesonkihinnat ja suljetut päivät.
- Tarkista erikseen suorien varausten hinta ja OTA-hinta, jos ne eivät ole samat.
- Jos käytössä on synkronointi, tarkista alennusprosentti ja lisävierashinnat.
Raportit
- Sales report näyttää toteutunutta myyntiä valitulla ajalla.
- Advance/future revenue -raportit voivat näyttää tulevia odotettuja tuloja.
- Extras-raportit näyttävät lisäpalvelujen myyntiä.
- Tarkista virallinen kirjanpito aina Stripe-, OTA- ja kirjanpitojärjestelmän raporteista.
Asiakas vastaa hinnoittelun oikeellisuudesta, veroista, kirjanpidosta ja virallisista raporteista.
Yritys- ja yleisasetukset
Yritysasetukset näkyvät varaajille, sähköposteissa, kuiteissa ja Nordkeys-hallinnassa. Siksi ne pitää tarkistaa ennen julkaisua.
Tärkeimmät tiedot
- Yrityksen virallinen nimi ja Y-tunnus.
- Osoite, maa, sähköposti ja puhelinnumero.
- Logo, pääkuva ja bränditiedot.
- Valuutta, aikavyöhyke, päivämäärämuoto ja kellonajan muoto.
- Vastaanottavat sähköpostiosoitteet ilmoituksille.
Tarkistus ennen julkaisua
- Tee testivaraus.
- Tarkista asiakkaalle lähtevä sähköposti.
- Tarkista yrityksen nimi, logo ja yhteystiedot.
- Tarkista kuitti- ja verotiedot.
- Tarkista, että aikavyöhyke näyttää oikeat saapumis- ja lähtöajat.
Virheelliset yritys-, vero-, yhteys-, aika- tai bränditiedot ovat asiakkaan vastuulla.
