Nordkeys-palveluehdot

1. Sopimuksen osapuolet ja soveltamisala

Näitä palveluehtoja sovelletaan Nordkeys-alustan, varausjärjestelmän, kanavahallinnan, suoravaraustoimintojen, siivouksen hallinnan, raporttien, lisäpalvelujen ja muiden Nordkeys-palveluun kuuluvien toimintojen käyttöön.

Palveluntarjoaja on Mainostoimisto Loud Oy, Y-tunnus 2820137-3, Vantaa, Finland. Asiakas on yritys tai muu elinkeinonharjoittaja, joka ottaa Nordkeys-palvelun käyttöön omassa majoitusliiketoiminnassaan.

Nordkeys on B2B-ohjelmistopalvelu. Nordkeys ei toimi majoituspalvelun tarjoajana, matkatoimistona, maksunvälittäjänä, OTA-kanavana, asiakkaan edustajana suhteessa varaajiin tai myyntikanaviin eikä osapuolena asiakkaan ja varaajan välisessä majoitussopimuksessa.

2. Nordkeysin rooli

Nordkeys tarjoaa teknisen SaaS-alustan, jonka tarkoituksena on helpottaa varausten, saatavuuden, hintojen, myyntikanavien, suoravarausten, siivouksen ja raporttien hallintaa. Nordkeys ei takaa, että asiakkaan liiketoiminta, varauskanavat, maksut, vierasviestintä tai majoitusprosessit toimivat virheettömästi.

Asiakas ymmärtää, että Nordkeys on apuväline ja hallintajärjestelmä. Asiakkaan vastuulla on edelleen seurata, tarkistaa ja varmistaa, että kaikki varaukset, hinnat, saatavuudet, rajoitukset, asiakastiedot, maksutiedot, majoituskuvaukset, kuvat, verotiedot ja muut tiedot ovat oikein Nordkeysissä, myyntikanavissa ja asiakkaan omissa järjestelmissä.

3. Asiakkaan vastuut

• Asiakas vastaa kaikista palveluun syöttämistään, lataamistaan tai välittämistään tiedoista, kuten hinnoista, saatavuudesta, majoitustyypeistä, huoneiden/yksiköiden määrästä, rajoituksista, kuvauksista, kuvista, veroista, ALV-tiedoista, peruutusehdoista, lisäpalveluista, ohjeista ja yhteystiedoista.
• Asiakas vastaa siitä, että Nordkeysissä, myyntikanavissa, suoravaraussivuilla, Stripe-tilillä ja muissa palveluissa olevat tiedot ovat oikein ja ajan tasalla.
• Asiakas vastaa varaajien, matkustajien ja asiakkaidensa kanssa käytävästä viestinnästä, mukaan lukien vahvistukset, muutokset, peruutukset, hyvitykset, reklamaatiot, saapumisohjeet, talon säännöt ja muut asiakaspalvelutilanteet.
• Asiakas vastaa kaikista OTA-kanavien, kuten Booking.comin, Airbnb:n, Expedian, Hotels.comin, Trip.comin, Agodan, Yatran, Travelokan tai muiden kanavien sopimuksista, asetuksista, provisioista, maksuista, käyttöehdoista, hyväksynnöistä, yritystiedoista ja vaatimuksista.
• Asiakas vastaa siitä, että sillä on oikeus käyttää palveluun syötettyjä kuvia, tekstejä, logoja, tavaramerkkejä, asiakastietoja ja muita materiaaleja.
• Asiakas vastaa kirjautumistunnusten, käyttäjien, siivoojatilien, Stripe-avainten, API-avainten, kanavatunnusten ja muiden pääsyoikeuksien suojaamisesta.

4. Kanavahallinta ja myyntikanavat

Nordkeys voi mahdollistaa saatavuuden, hintojen, rajoitusten, varausten, muutosten ja peruutusten välittämisen myyntikanavien, kanavahallintatoimintojen tai kolmannen osapuolen integraatioiden kautta. Integraatioiden toiminta voi riippua myyntikanavista, API-yhteyksistä, kanavan hyväksynnästä, asiakkaan tunnuksista, kartoituksista, palveluntarjoajista ja kolmansien osapuolten teknisestä saatavuudesta.

Nordkeys ei takaa reaaliaikaista, viiveetöntä, täydellistä tai virheetöntä synkronointia. Saatavuuden, hintojen, rajoitusten, varausten, muutosten, peruutusten, no-show-merkintöjen tai muiden tietojen päivittymisessä voi olla viiveitä, katkoksia tai virheitä.

Nordkeys ei vastaa myyntikanavien, OTA-kanavien, maksupalveluiden, API-yhteyksien, kolmannen osapuolen järjestelmien tai asiakkaan omien järjestelmien virheistä, katkoksista, viiveistä, muutoksista, rajoituksista tai tietojen katoamisesta.

• Asiakas vastaa huoneiden, majoitustyyppien, rate planien, hintojen, saatavuuksien ja rajoitusten oikeasta kartoituksesta ja tarkistamisesta.
• Asiakkaan tulee säännöllisesti tarkistaa, että Nordkeysissä näkyvät varaukset, tiedot ja hinnat vastaavat myyntikanavien, kanavahallinnan ja asiakkaan omien järjestelmien tietoja.
• Nordkeys ei takaa, että kaikki varaukset, muutokset, peruutukset, no-show-merkinnät, maksutiedot, viestit tai muut tiedot siirtyvät aina täydellisesti, reaaliaikaisesti tai virheettömästi.

5. Overbookingit, puuttuvat varaukset ja virheelliset tiedot

Nordkeys ei vastaa overbookingeista, tuplavarauksista, puuttuvista varauksista, virheellisistä varauksista, virheellisistä hinnoista, virheellisestä saatavuudesta, virheellisistä rajoituksista, virheellisistä kuvauksista, virheellisistä kuvista, virheellisistä veroista, vääristä asiakastiedoista tai muista tiedoista johtuvista vahingoista, kustannuksista, menetyksistä tai reklamaatioista.

Tämä koskee erityisesti tilanteita, joissa virhe johtuu asiakkaan syöttämistä tiedoista, asiakkaan tekemistä asetuksista, asiakkaan laiminlyönnistä tarkistaa tiedot, kolmannen osapuolen järjestelmästä, myyntikanavan toiminnasta, kanavahallintayhteyden viiveestä tai katkoksesta, API-muutoksesta, tunnusten virheellisyydestä, kartoitusvirheestä, manuaalisesta muutoksesta tai muusta Nordkeysistä riippumattomasta syystä.

6. Suorat varaukset, Stripe ja maksut

Nordkeys voi tarjota suoravaraussivuja, räätälöityjä varauslinkkejä, lisäpalvelujen myyntiä ja Stripe Checkout -maksuihin liittyviä teknisiä toimintoja. Asiakas käyttää omaa Stripe-tiliään tai muuta omaa maksupalvelutiliään.

Nordkeys ei käsittele, vastaanota, säilytä tai pidä hallussaan varaajien maksusuorituksia eikä toimi maksunvälittäjänä. Maksut, tilitykset, maksupalvelun kulut, chargebackit, palautukset, hyvitykset, riidat ja maksujen seuranta ovat asiakkaan ja maksupalveluntarjoajan vastuulla.

• Asiakas vastaa Stripe-tilinsä, maksutietojensa, yritystietojensa, verotietojensa, pankkitilinsä ja maksupalvelun vaatimusten oikeellisuudesta.
• Asiakas vastaa palautuksista, osittaisista hyvityksistä, peruutuksista, reklamaatioista ja maksuriidoista varaajan kanssa.
• Nordkeys ei vastaa maksupalveluntarjoajan viiveistä, hylkäyksistä, tilitysrajoituksista, sulkemisista, varmennusvaatimuksista, vääristä tiedoista tai muista maksupalveluun liittyvistä tapahtumista.

7. Varaajat, vieraat ja OTA-suhteet

Asiakkaan ja varaajan, vieraan tai OTA-kanavan välinen sopimus, maksu, peruutus, reklamaatio, palautus, komissio, majoituspalvelu, vahingonkorvaus, sääntö, verotus tai muu velvoite on asiakkaan vastuulla.

Nordkeys ei ole osapuolena asiakkaan ja varaajan välisessä majoitussopimuksessa eikä asiakkaan ja OTA-kanavan välisessä sopimuksessa. Nordkeys ei vastaa varaajien käyttäytymisestä, saapumisesta, maksukyvystä, vahingoista, peruutuksista, reklamaatioista tai viestinnästä.

8. Asiakkaan velvollisuus tarkistaa tiedot

Asiakas hyväksyy, että sen tulee aktiivisesti seurata ja tarkistaa Nordkeysin, myyntikanavien, Stripe-tilin ja mahdollisten muiden järjestelmien tiedot. Nordkeys ei korvaa menetyksiä, jotka olisi voitu havaita tai ehkäistä asiakkaan säännöllisellä tarkistuksella.

Asiakkaan tulee ilmoittaa Nordkeysille viipymättä havaitsemistaan virheistä, poikkeamista, puuttuvista varauksista, synkronointiongelmista tai muista ongelmista. Viivästynyt ilmoittaminen voi estää tai vaikeuttaa ongelman selvittämistä.

8A. Säännöllinen manuaalinen tarkistus

Asiakas hyväksyy, että Nordkeys ei korvaa asiakkaan omaa operatiivista seurantaa. Asiakkaan tulee säännöllisesti tarkistaa ja verrata tietoja Nordkeysin, OTA-kanavien, Stripe-tilin, sähköpostivahvistusten, asiakkaan oman kalenterin ja mahdollisten muiden järjestelmien välillä.

• Asiakkaan tulee tarkistaa, että kaikki varaukset näkyvät oikeissa järjestelmissä.
• Asiakkaan tulee tarkistaa, että hinnat, saatavuudet, rajoitukset ja peruutusehdot ovat oikein.
• Asiakkaan tulee tarkistaa, että maksut, palautukset ja tilitykset täsmäävät Stripe-tilillä tai muussa maksupalvelussa.
• Asiakkaan tulee tarkistaa, että OTA-kanavien extranetissä näkyvät tiedot vastaavat Nordkeysin ja asiakkaan omia tietoja.

Nordkeys ei vastaa vahingoista, menetyksistä tai kustannuksista, jotka olisi voitu havaita tai ehkäistä asiakkaan säännöllisellä tarkistuksella.

8B. Kartoitukset, rate planit ja integraatioasetukset

Asiakas vastaa siitä, että kaikki majoitustyypit, huoneet, yksiköt, rate planit, kanavatunnukset, hinnoittelusäännöt, henkilömääräsäännöt, minimiyöpymiset, sulkupäivät, rajoitukset ja muut integraatioasetukset on annettu oikein ja tarkistettu käyttöönoton yhteydessä sekä myöhemmin muutosten jälkeen.

Nordkeys tai sen tekninen kumppani voi avustaa kartoituksessa, mutta lopullinen vastuu kartoitusten oikeellisuudesta ja asetusten tarkistamisesta on aina asiakkaalla.

9. Palvelun saatavuus ja muutokset

Nordkeys pyrkii tarjoamaan palvelun mahdollisimman luotettavasti, mutta palvelua tarjotaan “sellaisena kuin se on” ja “saatavuuden mukaan”. Nordkeys ei takaa keskeytyksetöntä, virheetöntä tai viiveetöntä toimintaa.

Nordkeys voi tehdä huoltoja, päivityksiä, muutoksia, korjauksia, tietoturvatoimia tai palvelun rajoituksia. Kolmansien osapuolten muutokset, API-muutokset, palvelukatkot tai tekniset rajoitukset voivat vaikuttaa palvelun toimintaan.

9A. Kolmannen osapuolen integraatiot ja tekniset toimittajat

Nordkeys voi käyttää kolmannen osapuolen teknisiä palveluita, integraatiotoimittajia, hosting-palveluita, sähköpostipalveluita, analytiikkapalveluita, maksupalveluita tai muita toimittajia palvelun tuottamiseksi. Nordkeys ei vastaa näiden palveluiden käyttökatkoista, viiveistä, API-muutoksista, hinnoittelumuutoksista, rajoituksista, tietojen katoamisesta, virheistä tai muista häiriöistä.

Myyntikanavien ja muiden kolmansien osapuolten toiminnallisuudet voivat muuttua ilman Nordkeysin vaikutusmahdollisuutta. Jos kolmas osapuoli muuttaa ehtojaan, rajapintojaan, hyväksyntäprosessejaan tai teknisiä vaatimuksiaan, Nordkeys ei takaa, että yhteys tai ominaisuus säilyy saatavilla.

9B. Tuen rajaus

Nordkeysin tuki koskee Nordkeys-alustan käyttöä ja teknistä toimintaa kohtuullisessa laajuudessa. Nordkeysin tuki ei kata asiakkaan oman liiketoiminnan hoitamista, OTA-kanavien extranet-asetusten ylläpitoa, Stripe-tilin hallintaa, verotusta, kirjanpitoa, lakineuvontaa, asiakasriitoja, varaajien kanssa viestintää, majoitusehtojen laadintaa, vahinkotapauksia tai asiakkaan omien laitteiden, selainten, internet-yhteyksien tai järjestelmien ongelmia.

Tuki voidaan tarjota ensisijaisesti sähköpostitse tai muulla Nordkeysin ilmoittamalla tavalla. Nordkeys ei takaa välitöntä vasteaikaa, ellei erillisessä kirjallisessa sopimuksessa ole toisin sovittu.

9C. Verotus, luvat, laskutus ja asiakkaan lakisääteiset velvoitteet

Asiakas vastaa kaikista omaan majoitusliiketoimintaansa liittyvistä veroista, ALV-käsittelystä, laskutuksesta, kuiteista, kirjanpidosta, viranomaisilmoituksista, luvista, rekisteröinneistä, majoitusilmoituksista, matkailuveroista, paikallisista säännöistä, kuluttajansuojasta ja muista lakisääteisistä velvoitteista.

Nordkeys ei anna vero-, kirjanpito-, laki- tai viranomaisneuvontaa. Asiakkaan tulee varmistaa omalta asiantuntijaltaan, että sen toiminta, hinnat, ehdot, kuitit, verot ja käytännöt täyttävät soveltuvan lainsäädännön vaatimukset.

9D. Suoravarausten asiakasehdot

Jos asiakas käyttää Nordkeysin suoravaraussivua, räätälöityjä varauslinkkejä tai lisäpalvelujen myyntiä, asiakas vastaa siitä, että varaajalle esitetään oikeat ja lainmukaiset majoitusehdot, peruutusehdot, maksuehdot, tietosuojatiedot, talon säännöt, sisäänkirjautumisohjeet, palautuskäytännöt, verotiedot ja muut tarvittavat tiedot.

Nordkeys tarjoaa teknisen varaus- ja maksuprosessin, mutta asiakas vastaa itse suoravarausten kaupallisista, oikeudellisista ja asiakaspalveluun liittyvistä velvoitteista.

10. Hinnoittelu, laskutus ja maksamattomat maksut

Palvelun hinnat, paketit, lisäpalvelut, käyttöönotto ja laskutus sovitaan asiakkaan kanssa tai määräytyvät sivustolla esitetyn hinnaston mukaan. Nordkeys voi muuttaa hintoja ja palvelusisältöä ilmoittamalla muutoksista kohtuullisella tavalla.

Jos asiakas ei maksa erääntyneitä maksuja, Nordkeys voi rajoittaa, keskeyttää tai päättää palvelun käytön. Keskeytys ei vapauta asiakasta erääntyneiden maksujen suorittamisesta.

10A. Palvelun rajoittaminen ja keskeyttäminen

Nordkeysillä on oikeus rajoittaa, keskeyttää tai estää palvelun käyttö kokonaan tai osittain, jos asiakas ei maksa erääntyneitä maksuja, käyttää palvelua väärin, aiheuttaa tietoturvariskin, rikkoo näitä ehtoja, käyttää virheellisiä tai luvattomia tunnuksia, rikkoo kolmannen osapuolen ehtoja, lähettää haitallista sisältöä, vaarantaa muiden käyttäjien tietoja tai toimii tavalla, joka voi aiheuttaa vahinkoa Nordkeysille, palvelulle, kolmansille osapuolille tai muille asiakkaille.

Nordkeys voi myös keskeyttää yksittäisen integraation, kanavayhteyden, suoravaraustoiminnon, käyttäjätilin tai muun toiminnon, jos sen turvallinen tai lainmukainen käyttö ei ole mahdollista.

11. Vastuunrajoitus

Nordkeysin vastuu rajoittuu lain sallimassa enimmäislaajuudessa. Nordkeys ei vastaa epäsuorista vahingoista, välillisistä vahingoista, liikevaihdon menetyksestä, voiton menetyksestä, mainehaitasta, asiakasmenetyksistä, OTA-komissioista, korvaavista majoituksista, hyvityksistä, overbooking-kuluista, maksupalvelukuluista, chargebackeista, tilitysongelmista tai muista vastaavista kustannuksista.

Nordkeysin mahdollinen kokonaisvastuu rajoittuu enintään määrään, jonka asiakas on maksanut Nordkeysille palvelusta kyseistä vahinkoa edeltäneiden 12 kuukauden aikana. Tämä vastuunrajoitus ei rajoita vastuuta siltä osin kuin vastuuta ei pakottavan lain mukaan voida rajoittaa.

12. Tietosuoja ja tietojenkäsittely

Asiakas toimii rekisterinpitäjänä niiden henkilötietojen osalta, joita se käsittelee Nordkeysissä omista varaajistaan, vieraistaan, työntekijöistään, siivoojistaan tai muista käyttäjistään. Nordkeys toimii lähtökohtaisesti henkilötietojen käsittelijänä asiakkaan lukuun niiltä osin kuin Nordkeys käsittelee tällaisia tietoja palvelun tarjoamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan erillistä tietojenkäsittelysopimusta, joka on osa näitä palveluehtoja.

13. Sopimuksen päättyminen ja tietojen poisto

Kun asiakkaan palvelu päättyy, asiakkaan tulee ottaa tarvittavat tiedot talteen ennen käyttöoikeuden päättymistä. Nordkeys voi poistaa tai anonymisoida asiakkaan palveluun liittyviä tietoja kohtuullisen ajan kuluttua palvelun päättymisestä, ellei tietojen säilyttämiselle ole laillista perustetta.

Asiakas vastaa siitä, että sillä on tarvittavat varmuuskopiot, kirjanpitoaineisto, varausraportit, maksutiedot ja muut liiketoiminnalleen tarpeelliset tiedot.

13A. Tietojen säilytys palvelun päättymisen jälkeen

Kun asiakkaan Nordkeys-palvelu päättyy, asiakkaan tulee ladata ja tallentaa tarvitsemansa tiedot ennen käyttöoikeuden päättymistä. Nordkeys voi säilyttää asiakkaan palvelutietoja enintään 90 päivän ajan palvelun päättymisestä mahdollista palautusta, teknistä selvitystä tai varmuuskopioita varten, ellei pidempi säilytys ole tarpeen kirjanpidon, oikeusvaateiden, väärinkäytösten selvittämisen, tietoturvan tai lain vuoksi.

90 päivän jälkeen Nordkeys voi poistaa tai anonymisoida asiakkaan palvelutiedot ilman erillistä ilmoitusta. Varmuuskopioissa tietoja voi säilyä rajoitetun ajan teknisten varmuuskopiointikäytäntöjen mukaisesti.

14A. Ehtojen hyväksyntä ja hyväksynnän todentaminen

Asiakas hyväksyy, että Nordkeys voi pyytää palveluehtojen ja tietojenkäsittelysopimuksen hyväksyntää käyttöönoton yhteydessä, lomakkeella, sähköpostitse, tilausvahvistuksessa tai asiakkaan kirjautuessa Nordkeys-hallintapaneeliin ensimmäisen kerran.

Nordkeys voi tallentaa hyväksynnän todentamiseksi hyväksynnän ajankohdan, hyväksytyn ehtoversion, asiakkaan nimen, yrityksen nimen, sähköpostiosoitteen, IP-osoitteen, käyttäjätunnuksen, lomakkeen tiedot ja hyväksyttyjen ehtosivujen osoitteet.

Asiakkaan palvelun käyttö katsotaan ehtojen hyväksynnäksi, jos asiakas jatkaa palvelun käyttöä ehtojen esittämisen tai päivittämisen jälkeen.

14B. Hallintapaneelin hyväksyntä

Nordkeys voi edellyttää, että asiakas tai asiakkaan pääkäyttäjä hyväksyy ajantasaiset palveluehdot ja tietojenkäsittelysopimuksen ennen hallintapaneelin, kanavahallinnan, suoravarausten tai muiden palvelutoimintojen käyttöä.

Jos ehtoja ei hyväksytä, Nordkeys voi estää tai rajoittaa palvelun käyttöä, kunnes hyväksyntä on annettu.

14C. Toimintalokit ja muutosten seuranta

Nordkeys voi tallentaa teknisiä ja hallinnollisia lokeja palvelun turvallisuuden, virheiden selvittämisen, väärinkäytösten estämisen, asiakastuen ja vastuiden todentamisen vuoksi.

Lokeihin voi sisältyä esimerkiksi kirjautumiset, käyttäjätilien muutokset, hinnan muutokset, saatavuuden muutokset, varausmuokkaukset, kanavakartoitukset, Stripe-avainten muutokset, synkronointitoiminnot, asetusten muutokset sekä tieto siitä, kuka muutoksen teki ja milloin.

14D. Tietojen vienti ja varmuuskopiot

Asiakas vastaa siitä, että se vie ja tallentaa liiketoiminnalleen tarpeelliset tiedot, kuten varaukset, raportit, laskutus- ja maksutiedot, ennen palvelun päättymistä.

Nordkeys voi tarjota vienti- tai raportointitoimintoja, mutta ei takaa, että kaikki asiakkaan tarvitsemat tiedot ovat saatavilla kaikissa muodoissa tai rajattomasti palvelun päättymisen jälkeen.

14. Sovellettava laki ja erimielisyydet

Näihin palveluehtoihin sovelletaan Suomen lakia, ellei pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu. Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti neuvottelemalla.

Viimeksi päivitetty: 9.6.2026.